Die neue Datenschutz-Grundverordnung, seit Ende Mai in Kraft, schreibt vor, dass Unternehmen ihre Daten so sicher speichern müssen, dass unbefugter und unrechtmäßiger Zugriff, aber auch versehentlicher Verlust nicht möglich sind. Ansonsten drohen Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes, heißt es dort weiter. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) empfiehlt daher klein- und mittelständischen Unternehmen, „den Zugang zu sensiblen Daten der Firmen wie persönliche Daten der Beschäftigten und Kunden oder Geschäftsgeheimnisse bewusst zu regeln“. Beispielsweise sollte nur die Person auf diese Daten zugreifen können, die sie auch braucht, heißt es auf der Homepage des BMWi.

Daten liegen sicher auf einem Datenbankserver

Die Dresdner Software-Technologie G2 bietet aus mehreren Gründen eine hohe Sicherheit in Sachen IT. Wichtigster Grund: Die Daten liegen anders als beim Tabellenkalkulationsprogramm Excel sicher auf einem Datenbankserver. Dieser bietet mehr Schutz vor Cyberangriffen als das File-System eines Computers. Zweitens kommen bei G2 nur die Mitarbeiter an die Daten heran, die auch die Befugnis dazu haben. Und sie sehen auch nur das, was sie wirklich benötigen. Ein Beispiel: Die Mitarbeiterin in der Lohnbuchhaltung, die die Personalstammdaten pflegt, muss sehen können, ob ihre Kollegen verheiratet sind und wieviele Kinder sie haben. Diese Angaben braucht sie für die Gehaltsabrechnungen. Mitarbeiter anderer Abteilungen einer Firma hingegen gehen Familienstand und Kinderzahl der Kollegen nichts an.

Mitarbeiter sieht nur die Formulare, für die er die Berechtigung besitzt

Die Technologie G2 ermöglicht diese wichtige Unterscheidung. Wie? G2 arbeitet mit Formularen und einem Rollenmodell. Startet ein Mitarbeiter das G2-Programm, bekommt er nur die Formulare zu sehen, für die er auch die Berechtigung besitzt. Außerdem kann über Rollen voreingestellt werden, welche der Daten auf dem Formular er einsehen kann. Excel bietet diese Unterscheidung nicht an. Wenn der Mitarbeiter das Formular sehen kann, sieht er alles darauf. Das aber ist nicht im Sinne der neuen Datenschutz-Grundverordnung.

Teure externe IT-Experten nicht mehr gebraucht

Die Technologie G2 eignet sich im Übrigen perfekt für Mitarbeiter in öffentlichen Verwaltungen bzw. Unternehmen, die tagtäglich Excel nutzen, damit aber an Grenzen stoßen. Denn G2 macht es möglich, einerseits aus den Excel- und anderen Daten eine eigene professionelle Datenbank aufzubauen und zu betreiben, andererseits Daten blitzschnell zu recherchieren und für Berichte auszuwerten. Teure externe IT-Experten werden nicht mehr gebraucht.  Das macht nicht nur unabhängig, sondern spart auch noch Zeit und Geld. Die Geschäftsregeln einer Verwaltung, alle unternehmensspezifischen Prozesse werden bei G2 nicht in der Software, sondern in den oben beschriebenen Formularen hinterlegt. Damit passt sich die Software – anders als bei den etablierten Branchenlösungen – der Verwaltung bzw. dem Unternehmen an und nicht umgekehrt. Ändert sich eine Geschäftsregel oder ein Unternehmensprozess, bedarf es keiner neuen Software-Version. Das ist nicht nur nachhaltiger, sondern spart erneut Zeit und Geld.