Seit den 80er Jahren entwickelt und produziert die Willibrord Lösing Filterproduktion GmbH (Lösing) Filter für Motoren, die Wasser, Schweb- und Feststoffe vom Dieselöl absondern. Die Filter werden in ganz unterschiedlichen Anwendungsgebieten – Straße, Wasser, Schiene und stationär – eingesetzt, sie kommen in kleinen Sportbooten und in Atomkraftwerken zum Einsatz. Die Produktmarke Separ hat bei Motorenherstellern einen ausgezeichneten Namen – vor allem, weil das Unternehmen sehr flexibel auf Kundenbedürfnissereagiert. Die grundlegende Technik dieser Filter ist noch die gleiche ist wie vor rund 20 Jahren, doch die verschiedenen Einsatzgebiete verlangen Filtertypen, die sich in Größe, Material und technischer Ausstattung, wie Beheizung oder Wassersensoren, stark unterscheiden. So muss ein Filter für Lastwagen möglichst klein, einer für Busse dazu möglichst leicht sein, Dieselloks brauchen beheizbare Filter, und im Schiffsbau ist redundanter Betrieb unabdingbar.

Kreativität geschickt lenken

Wie in vielen technischen Unternehmen sind es jedoch nicht Entwickler, die die Kunden beraten, sondern hoch spezialisierte Vertriebsfachleute. Sie tragen nach dem Verkaufsgespräch die Kundenideen ins Unternehmen und müssen wie Übersetzer die Wünsche der Kunden an die Konstruktionsabteilung übermitteln. Das braucht relativ viel Zeit, denn es gilt, Wünsche und Konstruktionsideen abzustimmen und sukzessive zu optimieren.

Während einerseits Kreativität, Flexibilität und Kundenorientierung Grundlage des Unternehmenserfolgs sind, wäre es natürlich gut, die Kreativität so zu lenken, dass die Kunden auf Anhieb ihre optimale Produktvariante bestellen. Das würde die Position des Vertriebs beim Kunden weiter stärken, es gäbe weniger Fehler in der Konfiguration und die „Entstehungsgeschichte“ eines Produktes ließe sich besser nachverfolgen. Natürlich sollte das Ganze auch noch einfach zu handhaben sein. Wie sollte das gehen? Entwickler Alexander Texter fand die Lösung eher zufällig bei einem Inventor- Tag von MuM: customX. „Dass dieser Variantenkonfigurator genau das ist, was wir brauchen, habe ich sofort gesehen“, erzählt Alexander Texter. Es gelang ihm schnell, seine Vorgesetzten vom Mehrwert dieses Tools zu überzeugen.

Wissen aus den Köpfen in den Rechner

Die Herausforderung bestand darin, die Produktvarianten und Regeln für die Kombination von Bauteilen umfassend abzubilden, damit man den Benutzern eine einfache und sichere Auswahl sämtlicher Optionen anbieten kann. „Das geht nur durch Recherche im Betrieb“, sagt Alexander Texter, der zum Zeitpunkt der Anschaffung von customX noch keine zwei Jahre bei Lösing arbeitete. Nachdem er einige „Variantenbäume“ grafisch dargestellt hatte, befragte er seine Kollegen, die z. T. seit mehreren Jahrzehnten bei Lösing angestellt waren. Es stellte sich heraus, dass man äußerst präzise fragen muss … und dass es das Wort „eigentlich“ in der Variantenkonstruktion nicht gibt. Antworten wie „das haben wir zwar ein paar Mal gemacht, aber eigentlich wird es nicht oft nachgefragt“ bedeuten nichts anderes, als dass tatsächlich eine Regel für diese seltene Produktvariante festgelegt werden muss.

Auch die Darstellung der Optionen bedurfte einiger Überlegung: Gehören die Heizungen für 5- und 10-Liter-Filter einerseits und 40-Liter-Filter andererseits zusammen, obwohl sie technisch ganz unterschiedlich sind? Bei Lösing gehören sie zusammen, selbst wenn es vermutlich keine allgemein gültige Antwort auf solche Fragen gibt. Sehr praktisch: customX gibt den Anwendern hier alle Freiheiten.

Regeln „bauen“

Überhaupt erwies sich der Umgang mit der Software als erfreulich einfach. „Wenn man ein grundsätzliches Verständnis für die Abbildung von Regelwerken hat, kommt man auch mit customX sehr schnell klar“, findet Alexander Texter. Er hat sich beim Software- Entwickler schulen lassen und war nach ca. zwei Wochen in der Lage, die sog. Systematisierung umzusetzen. Schon in der Schulung konnte er einfache Regeln für die eigenen Produkte ableiten und konfigurieren. Danach stand der Support zur Verfügung, wenn er gebraucht wurde. Die meisten Fragen ließen sich schon am Telefon klären; wenn es komplexer wurde, halfen die Entwickler aktiv mit.

Recherche und Regelentwicklung haben „netto“ höchstens ein halbes Jahr gedauert. Da zusätzlich das Tagesgeschäft mit Neuentwicklungen und Anpassungen zu erledigen war, dauerte es knapp ein Jahr, bis die ersten Vertriebsmitarbeiter das neue Werkzeug nutzen konnten.

Angenehm überraschte Kunden

Heute nutzen alle Vertriebsmitarbeiter customX. Sie schätzen die Tatsache, dass der Konfigurator an sieben Tagen pro Woche rund um die Uhr zur Verfügung steht. Und die Kunden staunen über die neue Flexibilität: Selbst wenn der Auftrag kurz vor Feierabend besprochen und erteilt wurde, erhält der Kunde unmittelbar danach die komplette elektronische Dokumentation per E-Mail.

Natürlich arbeitet auch die Entwicklungsabteilung mit customX: Die hier erzeugten Dokumentationen dienen als Grundlage für eventuelle kurzfristige Anpassungen, für die es in customX noch keine Regeln gibt. Ebenso wichtig ist das System, wenn es um schnelle Hilfe für Vertriebsmitarbeiter geht, die customX nicht permanent nutzen. Eine Anpassung oder Variantenentwicklung, für die man früher einen halben Tag gebraucht hatte, erledigt man heute in durchschnittlich 20 Minuten – selbstverständlich fehlerfrei. Das ist gut für die Kunden und gut fürs Betriebsklima.

Vom Konfigurator ins ERP

Die Vorteile reichen noch weiter: Alexander Texter hat customX so eingerichtet, dass mit jeder Freigabe eines Produkts durch einen Kunden schon ein Basis-Stammdatensatz im ERP-System angelegt wird. Der zuständige Mitarbeiter muss diesen nur um zusätzliche Daten, wie die kundenspezifische Artikelnummer, Ansprechpartner und Preis ergänzen – ein weiterer Schritt zu mehr Effizienz und Sicherheit. Und: Wenn ein Kunde eine Filter-Variante benötigt, die auf einem früheren Modell basiert, berechnet customX diese Variante in kürzester Zeit komplett neu. Dabei werden eventuelle Änderungen und Verbesserungen, die in der Zwischenzeit neu ins System eingepflegt wurden, gleich „eingebaut“. So ist jeder neue Filter wirklich aktuell.

Für die Willibrord Lösing Filterproduktion GmbH war die Entscheidung für customX ein echter Erfolgsfaktor. „Unsere Produktivität ist enorm gestiegen“, freut sich Alexander Texter. „Die Zusammenarbeit mit MuM hat sich einmal mehr gut bewährt.“