Aufwändiges, intransparentes und fehleranfälliges Reporting

Das Amt für Informatik und Organisation (KAIO) unterstützt die Kantonsverwaltung Bern in allen Belangen rund um Informations- und Kommunikationstechnik. Für das Reporting über Supportfälle, Verfügbarkeiten, Bezugsmengen und Kosten im gesamten Berner Kanton wurden Daten bisher mit viel Aufwand aus verschiedenen internen und externen Quellen zusammengetragen, wahlweise in MS Word, PowerPoint, Excel oder einem anderen Werkzeug bearbeitet und schließlich den Direktionen als Berichte zur Verfügung gestellt. Abweichungen zwischen den einzelnen Berichten standen zum Leidwesen der Mitarbeiter auf der Tagesordnung und waren nur mühsam zu beheben. Mit einer neuen zentralen und einheitlichen Reportinglösung des Schweizer Software-Herstellers BOARD gestaltet das Amt seine Berichterstellung nun deutlich effizienter, aber auch dynamischer, schafft mehr Transparenz und beseitigt Medienbrüche.

Self-Service Business Intelligence

„Die Erstellung des Quartalsberichts stellte für uns bis dato ein sehr zeitintensives Unterfangen dar; Adhoc-Analysen waren eigentlich kaum denkbar. Unser Reporting war sehr intransparent und starr“, erklärt Serge Lanz, der fachliche Leiter Key Account des KAIO. „Es lag für uns auf der Hand, dass wir eine professionelle Reportinglösung benötigen, mit der wir endlich einen Single Point of Truth und mehr Dynamik im Berichtswesen bekommen. Mit der All-in-One-Plattform BOARD haben wir die perfekte Lösung für uns gefunden.“ In BOARD können alle Daten aus jeglichen Quellen zusammengeführt und von den Anwendern in Berichten oder Cockpits übersichtlich dargestellt werden. „Dank des Self-Service-Charakters der Lösung sind auch spontane Detailanalysen jederzeit intuitiv möglich. Das ist insbesondere für die Kantonsverwaltung spannend, die nun eigenständig Berichte neben dem Standardreporting erstellen kann – ohne dabei auf die Unterstützung der IT angewiesen zu sein“, bestätigt Sven Winter, Country Manager Schweiz bei BOARD International.

Hohe Service-Orientierung, kurze Schulungszeiten und schnelle Implementierung

Serge Lanz erinnert sich noch gut an den Auswahlprozess: „Ich war vom ersten Augenblick an von den Fähigkeiten der Lösung überzeugt. Im Laufe des POCs und der Implementierung wurde uns allerdings erst das gesamte Potential und die enorme Flexibilität von BOARD bewusst. Während des Projekts hat uns die hohe Service-Orientierung bei BOARD begeistert.“ Nach nur zwei Tagen Training und wenigen Wochen der Implementierung konnten die Mitarbeiter des KAIO produktiv mit BOARD arbeiten. Bereits jetzt ist ersichtlich, dass die neue zentrale Reportinglösung eine deutliche Zeitersparnis und viel mehr Transparenz und Flexibilität bietet. „Ein weiterer Vorteil von BOARD ist für uns die Möglichkeit, die Anwendung durch unser eigenes, internes Projektteam weiterzuentwickeln und zu warten. Auch das spart Zeit und Kosten und wir können schneller auf die Anforderungen der Kantonsdirektionen reagieren“, sagt Lanz abschließend.

Über das Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO):

Das Amt für Informatik und Organisation (KAIO) ist das Kompetenzzentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (ICT) der Kantonsverwaltung. Mit standardisierten Dienstleistungen in den Bereichen Organisation, Sicherheit, Applikationen, Arbeitsplatz und Infrastruktur bietet es seinen Kunden eine bedarfsgerechte und sichere ICT-Grundversorgung. Das KAIO mit rund 110 Mitarbeitern ist Teil der Finanzdirektion des Kantons Bern.