Robert Aebi beliefert die Schweiz und Süddeutschland mit Maschinen, Geräten und Fahrzeu­gen renommierter Marken aus den Bereichen Land- und Bautechnik und zählt mit der Generalvertretung der Baumaschinen von Volvo und den Landmaschinen von John Deere zu den führenden Unternehmen in ihrer Branche. Das markt- und kun­denorientierte Unternehmen, welches 1881 gegründet wurde und heute rund 700 Mitarbei­tende beschäftigt, erhält jährlich rund 70’000 Lieferantenrechnungen. Diese werden momen­tan manuell bearbeitet, was einen enormen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung verur­sacht. Aus diesem Grund hat sich das Unternehmen für eine Komplettlösung von Arcplace entschieden, mit der Lieferantenrechnungen (Papier, PDF und E-Rechnungen) – voll eingebunden ins vorhandene Microsoft ERP System – effizient elektronisch verarbeitet und rechtskon­form archiviert werden können.

Reduktion der Prozesskosten um 80%

Mit der Einführung der neuen Lösung von Arcplace werden Zuweisung, Kontierung, Prüfung, Genehmigung, Buchung sowie der Zugriff auf die Original-Rechnungen in elektronischer Form orts- und zeitunabhängig ermöglicht. Dies hat den Vorteil, dass die Bearbeitung der Rechnungen vereinfacht, die Durchlaufzeiten verkürzt, Mitarbeitende entlastet und die Pro­zesskosten um bis zu 80% reduziert werden. Gleichzeitig werden mit den automatisierten Prozessen und der rechtskonformen digitalen Archivierung falsche Ablagen und Belegver­luste vermieden.

Archiv für Kreditoren- und Debitorenrechnungen

Für die rechtskonforme Ablage wird zusätzlich ein modernes Archiv System eingeführt. Die in dem Kreditorenworkflow von Basware frei­gegebenen Rechnungen werden inklusive Zusatzdokumente wie Kontierung, Anhänge, Kommentare, Workflowverlauf, etc. automatisch in Kendox abgelegt, sobald der Datenüber­trag an das ERP und Bestellsystem Microsoft Dynamics AX 2009 erfolgt ist. Zugleich wird eine sogenannte laufende Archivierung aus AX von den Debitorenrechnungen implemen­tiert.