Abgesehen davon, ist es natürlich auch ausgesprochen sinnvoll, den Datenschutz in der EU endlich zu vereinheitlichen. Jedoch hat es die Materie in sich – die Anforderungen von EU-DSGVO, BDSG-neu und der Datenschutzgesetze der Länder müssen eingehalten und gelebt werden. Das ist keine leichte Aufgabe, selbst für Großunternehmen nicht, die schon eher über ausreichende Ressourcen verfügen, als kleine und mittlere Unternehmen.

Die vielen Aspekte der Datenschutzregelungen lassen sich aufgrund ihrer enormen Komplexität nur toolgestützt effizient umsetzen. Das gilt sowohl für große Unternehmen und Verwaltungen, als auch für kleine Betriebe und lokale sowie regionale Verwaltungen, denen in der Regel die Ressourcen für derartige Aufgaben fehlen.

HiScout bietet mit seinem Datenschutz Modul die Komplettübersicht über alle Assets einer Organisation. Sämtliche relevanten Daten stehen unter einer einheitlichen Oberfläche allen für den Datenschutz verantwortlichen Mitarbeitern und Managern mit einem entsprechenden Rollenkonzept zur Verfügung. Die Gesamtheit aller Daten von Systemen, Anwendungen und Datenbeständen sind an einer zentralen Stelle in einer Datenbank erfasst. Oftmals liefern bereits die unterschiedlichen Managementsysteme, die in den Unternehmen im Einsatz sind, wichtige Informationen. Diese lassen sich importieren oder referenzieren.

Damit die Aufgaben dezentral von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden können, verfügt das HiScout Datenschutz Modul über eine Schnittstelle zum Microsoft Exchange Server mit seinem ausgeklügelten Rollen- und Rechte-Konzept. Damit lässt sich genau festlegen, wer welche Informationen erhält und welche Aufgaben zu bearbeiten hat.

Im HiScout Datenschutz Modul können Workflows hinterlegt werden, die bei Einrichtung des Moduls an im Unternehmen vorhandene Vorgaben angepasst werden können. So steuert beispielsweise im Fall einer Meldepflicht an die Aufsichtsbehörden der hinterlegte Prozess die notwendigen Schritte.
Die Prozessunterstützung ist besonders wichtig bei kleineren Unternehmen, in denen der Datenschutzbeauftragte häufig in Teilstelle beschäftigt ist. Eine Eingabemaske für Verdachtsfälle unterstützt die Mitarbeiter bei der Meldung und liefert Hinweise, welche Personen im Unternehmen per Mausklick informiert werden müssen und welche Informationen benötigt werden.

Ebenso wichtig sind umfassende Reporting-Funktionen, um dem Management und vor allen Dingen den Aufsichtsbehörden nachweisen zu können, dass kein Verschulden vorliegt.

Falls es dennoch zu einem Datenleck kam, fällt dann der Nachweis leichter, dass es sich um einen Einzelfall handelte und keinesfalls um einen systematischen Fehler, der jederzeit wieder auftreten könnte.