Papier spielt bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater in vielen Fällen noch immer eine wichtige Rolle. Belege werden ausgedruckt, kopiert und in Ordner abgelegt um monatlich zum Steuerberater gebracht oder per Briefpost gesendet zu werden. Dokumente, die beim Steuerberater liegen, müssen im Unternehmen in Kopie vorgehalten werden, damit Sie parallel für Zahlungs- und Liefervorgänge zur Verfügung stehen. Im Steuerbüro wiederum werden Daten aus den vorliegenden Belegen von Hand abgetippt und übertragen.

Sowohl für den Steuerberater als auch den Mandanten bedeutet das Handling von Dokumenten in Papierform einen enormen Aufwand, der jedoch einfach zu reduzieren wäre.

Einige Unternehmen sind bereits dazu übergegangen, ihre Belege zu scannen und per E-Mail zu übermitteln. Doch auch hier besteht noch doppelter administrativer Aufwand durch Up- und Downloads sowie unstrukturierter Weitergabe. Effiziente Verarbeitung von Dokumenten sieht sicherlich anders aus. Abgesehen davon kann bei der Übermittlung per E-Mail von Datensicherheit keine Rede sein.

Abschied vom Papier ist unvermeidlich

Papierablagen sind teuer. Steigende Mieten machen die Archivierung mit Regalen voller Ordner zu einer ständig wachsenden Kostenquelle. Zusätzlich muss das Archiv verwaltet werden. Darüber hinaus ist die Suche nach Belegen, Rechnungen oder Briefen in Kartons oder Ordnern nicht eben einfach und komfortabel. Die Archivierung von Rechnungen, die einem Unternehmen in digitaler Form zugehen, erfordert erhöhte Aufmerksamkeit.

Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage sind aus Sicht der Finanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht ausreichend. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Und enthält eine E-Mail selbst steuerrelevante Informationen, dann muss der Empfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren.

Papier wird als Informationsträger immer mehr an Bedeutung verlieren. Kommunikation und Archivierung in digitaler Form ist schneller, einfacher, sicherer und kostengünstiger.

Einfach rechtssicher archivieren

Doch selbst wenn Belege und Dokumente in Unternehmen ausschließlich digital archiviert werden, stellt sich die Frage, ob dies rechtlich korrekt geschieht. Eine zentrale Speicherung in Ordnern, auf die jeder im Unternehmen Zugriff hat, ist weder sinnvoll noch sicher. Die Ablage im Windows-Dateisystem, auf Netzlaufwerken oder in Outlook erfüllt die Forderungen des Gesetzgebers in keinster Weise.

Die digitale Archivierung von Belegen ist zulässig, sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Wenn Unternehmen also Belege nicht mehr in Papierform aufbewahren, benötigen sie ein revisionssicheres, digitales Archivsystem wie beispielsweise StarFinder®.

StarFinder® erleichtert die Online-Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandanten erheblich.

Alle relevanten Belege sofort verfügbar

Mit der StarFinder® BOX archiviert der Mandant sämtliche digitale Dokumente, die bereits im Unternehmen vorhanden sind oder dort erzeugt werden, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Briefpost und sonstige Dokumente in Papierform werden gescannt und in StarFinder® strukturiert abgelegt. Der digitale Posteingang wird einfach ins Rechenzentrum weitergeleitet.

Der Steuerberater erhält über einen eigenen Zugang jederzeit Zugriff auf ausgewählte Kategorien und kann so direkt auf die aktuellsten Dokumente zugreifen. Darüber hinaus werden die Belege automatisiert an DATEV übermittelt. Konkret bedeutet das, dass der Mandant keine Ordner mehr beim Steuerberater einreicht, sondern dass alle relevanten Belege dem Steuerberater unmittelbar nach der Ablage zur Verfügung stehen und digital verwaltet werden.

Stellt der Steuerberater StarFinder® für seine Mandanten zur Verfügung, kann er gleich mehrere von ihnen auf einer Plattform betreuen und verringert damit seinen Aufwand immens. Darüber hinaus kann der Steuerberater proaktiv beratend eingreifen. Gleichzeitig hat natürlich auch der Mandant ständig Zugriff auf die eigenen Belege.

Sichere Verbindungen, automatisierte BackUp-Lösungen und redundante Systeme sichern die Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff.

Ein digitales Archiv ermöglicht es sowohl Unternehmen als auch Steuerberatern verantwortlicher denn je mit den vorhandenen Ressourcen und Daten umzugehen. Zusätzlich bietet der Verzicht auf mehrfaches Drucken, die Abschaffung von Papierarchiven und der Wegfall von Transportfahrten ökologische und ökonomische Vorteile für beide Seiten.