Im ersten Schritt sorgte das Fachteam DMS/Archiv unter Projektleitung von Ulrike Brauße dafür, dass die von dem bisherigen Dienstleister aus dem D3-Archiv bereitgestellten Dokumente und Metadaten in das krz-DMS übertragen, archiviert und in den neu eingerichteten Aktenstrukturen abgelegt wurden. Aufgrund der guten Zusammenarbeit der beiden kommunalen Serviceprovider wurden über 350.000 Dokumente erfolgreich und zeitgerecht migriert.
Im zweiten Schritt realisierte das krz die laufende Verarbeitung aller seit Juli 2017 entstehenden Dokumente und Daten aus den Bereichen Steuern und Abgaben sowie Buchführung und Zahlungsabwicklung mit Anbindung an das Fachverfahren Infoma newsystem. Über krz-Schnittstellen und Verarbeitungsprozesse gesteuert werden nun Veranlagungsbescheide sowie gescannte Buchungsbelege automatisiert im DMS archiviert und abgelegt. Mittels eines vom Lemgoer DMS-Team entwickelten Anzeigeprogrammes werden die archivierten Dokumente direkt aus Infoma newsystem auf den Bildschirm gebracht. Darüber hinaus bietet der verfahrensunabhängige DMS-Client den Sachbearbeitern die Möglichkeit, mit digitalen Akten und Dokumenten auch in den Fachverfahren für Veranlagung und Buchführung zu arbeiten. Mit entsprechender Berechtigung suchen sie hier mithilfe fachlich angepasster Layouts nach Akten und Dokumenten, lassen sich diese anzeigen, bearbeiten sie, fügen weitere hinzu und drucken sie aus.
Stephan Kaup, stellvertretender Fachbereichsleiter der Stadt Oerlinghausen, freut sich, dass auf Grund der guten Zusammenarbeit aller Beteiligten ein nahtloser Übergang möglich war und alle Dokumente rechtzeitig zur Verfügung standen.
Mit der Nutzung des krz-DMS wird die Stadt Oerlinghausen nun in die Lage versetzt, weitere Aktenmodule aus dem Produktportfolio einzusetzen, wie z.B. die digitale SEPA-Mandatsakte oder die Grundstücksakte. So kann die elektronische Aktenführung in der Kommune mit Unterstützung des Lemgoer Serviceproviders vorangetrieben werden – zentral, vollständig, revisions- und zukunftssicher.
Der ostwestfälische Service-Provider
Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie inzwischen von allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.
Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).
Über 270 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Zuletzt wurde ein Jahresumsatz von über 40 Millionen Euro erzielt. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100 %.
Unter dem Motto "krz – Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.
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Am Lindenhaus 19
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