„Seit Anfang Juli befindet sich das krz mit dem Finanzwesen für Oerlinghausen im Produktionsbetrieb“, resümiert Martin Kroeger, Abteilungsleiter Finanzservice beim ostwestfälischen Service-Provider, nach der durchgeführten Datenmigration. Die Projektarbeiten begannen sofort nach dem Beitritt der Stadt Oerlinghausen zum krz. Beteiligt waren neben den Finanzfachleuten aus der Bergstadt die Experten der beteiligten IT-Dienstleister. Für den Produktivgang sah der Projektplan konkret den 3. Juli 2017 vor. „Eine Punktlandung, die wir dank des guten Zusammenspiels aller Beteiligten erreichten“, zeigt sich Melanie Koring, Kämmerin der Stadt Oerlinghausen, mit dem Ergebnis zufrieden.
Nach den umfänglichen Vorarbeiten nahm Anfang Januar 2017 die Projektgruppe die Arbeit auf und plante detailliert die Umsetzungsschritte. Dabei sah das Übernahmeszenario für die Finanzsoftware eine Datenbankkopie vor, für das Dokumentenmanagement/Archiv (DMS) musste aufgrund unterschiedlicher Software eine echte Migration durchgeführt werden. „Von Beginn an war klar, dass alle bisher genutzten Module auch künftig in bewährter Qualität zur Verfügung stehen müssen“, beschreibt Stephan Kaup von der Stadt Oerlinghausen die Anforderungen der Kommune. „Das hat nach heutigem Stand alles sehr gut geklappt.“
Damit einher ging auch die Übernahme der Daten in die Inventarisierungssoftware KAI sowie die Schnittstellen in die Vor- und nachgelagerten Verfahren. Projektmeilensteine, die sukzessive in drei Schritten erfolgten. Zunächst der Aufbau der technischen Umgebung verbunden mit der ersten Übernahme der Verfahren und Daten. Daran anschließend der fachliche Test mit der zweiten Übernahme, die drittens mit der Produktionsübernahme abschloss. „Immer wieder `testen, testen, testen´ war die Maxime während des gesamten Übernahmeszenarios“, zeigt Kroeger einen wichtigen Faktor für das gute Gelingen auf.
Die Umstellung ist erfolgreich verlaufen. „Natürlich kommt es bei derartigen Migrationsprojekten anschließend zu Feinarbeiten. Das ist bei uns nicht anders. Daraus lernen wir. Das Wesentliche ist aber geschafft“, blickt Kroeger nach vorn.“ Das krz führt newsystem kommunal verbandsweit ein. Das jetzt erworbene Wissen wird uns auch bei den weiteren Einführungsprojekten mit unseren Verbandsmitgliedern unterstützen“.
Mit ca. 17.000 Einwohnern ist Oerlinghausen die siebtgrößte Stadt im Kreis Lippe. Bei der Stadtverwaltung sind rund 100 Menschen beschäftigt. Ihr Segelflugplatz wie die vielfältigen Ausflugs- und Wanderziele hat die Bergstadt überregional bekannt gemacht.
Der ostwestfälische Service-Provider
Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie inzwischen von allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.
Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).
Über 270 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Zuletzt wurde ein Jahresumsatz von über 40 Millionen Euro erzielt. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100 %.
Unter dem Motto "krz – Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.
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